32 – Pareto Prinzip – 80/20 Methode

Mit 20% Aufwand erreichen wir 80% unseres Erfolges”

Vilfredo Pareto

Mir begegnet in meiner Coachingpraxis sehr oft das Problem: Ich schaffe die Dinge nie in der vorgegebenen Zeit.

Eine der erfolgreichsten und bekanntesten Erfolgsmethoden zum Zeitmanagement ist das Pareto Prinzip oder 80/20 Methode.

Ich selbst habe sie schon so sehr verinnerlicht, dass ich gar nicht mehr merke, wie ich meine Aufgaben strukturiere und Dinge, die nicht in dieses Zeitmodell passen, innerlich ablehne.

Dadurch komme ich auch immer wieder an Grenzen dieser Methode – darauf komme ich später zu sprechen.

Was ist Pareto?

Was sagt Pareto? Pareto lebte zwischen 1848 und 1923 in Italien. Als Ökonom beobachtete er das italienische Finanzwesen. Und stellte dabei fest das 20% der Bevölkerung 80% des Vermögens unter sich aufteilen. Er empfahl der italienischen Finanzwirtschaft sich doch dann nur noch auf diese 20% zu fokussieren, dieses wäre doch fiel effizienter. Natürlich machte er sich durch diese Empfehlung nicht gerade bei der italienischen Bevölkerung beliebt.

Und doch seine Art zu denken und zu analysieren hat sich bis heute durchgesetzt. Denn wenn wir genau hinschauen, erreichen wir bei vielen unserer Tätigkeiten, wenn wir sie anders strukturieren und ehrlich zu uns selbst sind mit weniger Aufwand mehr Leistung.

Der erste Schritt hierbei ist es hinzuschauen und ehrlich zu sich selbst und seiner Arbeitsweise zu sein.

Frage dich und brainstorme: Was genau mache ich den ganzen Tag? Oder: Was genau muss ich heute alles erledigen?

Wenn du alles aufgeschrieben hast dann kannst du die Aufgaben in folgendes Quadrat einteilen. Auch Eisenhower Methode genannt.

wichtig/dringend: Das sind Dinge wie Emails lesen, Termine, Telefonate, Dinge, die sich nicht aufschieben lassen und erledigt werden müssen.

dringend / unwichtig: Das sind Dinge, die zeitlich terminiert sind, aber nicht unbedingt von dir selbst erledigt werden müssen. Zum Beispiel, Recherchen, Koordination der Teambesprechung, Protokolle führen etc. Das ist der Bereich, in dem wir delegieren üben dürfen. Denn wenn es nicht wichtig ist, kann es auch jemand anders für dich machen.

nicht dringend/unwichtig: Das sind Dinge, die wir gerne machen, um wichtige Dinge nicht machen zu müssen. Hier vertrödeln wir die meiste Zeit. In diesem Punkt sind ganz oft auch die Perfektionistinnen unter uns unterwegs. Ich suche ein Bild von einer Kerze für eine E-Mail zum Advent. Ich habe gleich im Vorschlag eine unter den ersten 10 die mir gefällt, aber wer weiß vielleicht finde ich auf Vorschlagsseite 40 noch eine Kerze, die mir besser gefällt. Ja, wenn ich Zeit habe und es mir Spaß macht, dann kann ich mir 1000 Kerzenvorschläge anschauen, aber wenn ich viel zu tun habe. Verabschiede ich mich von diesem Kästchen. Dinge, die weder dringend noch wichtig sind – streiche ich aus meiner Todo Liste – oder vertage sie auf meine Freizeit.

Wichtig /nicht dringend: Hier versteckt sich das größte Potenzial für Pareto. Denn hier haben wir Aufgaben, die wir wirklich selbst machen müssen, die wichtig sind aber eben noch nicht dringend. Hier kann ich meine Arbeitsweise effektiver gestalten.

  • Dinge die ähnlich sind, fasse ich zusammen. Z.B. hier mit meinem Podcast, ich habe einen Vormittag da nehme ich 4-6 Podcastfolgen auf. Dann schneide ich alle Folgen, dann lade ich alle Folgen hoch. Dann suche ich Zitate zu jeder Folge. Dann suche ich Bilder zu jeder Folge, dann schreibe ich jede Folge. Dann setze ich jede Folge auf die Webseite.

Langeweile macht effektiver

Ich gebe dir recht, spannender ist es eine Folge aufzunehmen, dann zu schneiden, dann hochzuladen, dann das passende Zitat zu suchen, dann Bilder zu der Folge zu suchen, dann denn Text zu schreiben und dann alles hochzuladen. Weil ich dann ständig wechselnde Arbeitsabläufe habe. ABER das macht mich langsam. Denn mein Gehirn muss ständig sich neu ausrichten und das verbraucht Zeit. Also effektiver wirst du, wenn du langweiliger wirst, denn dann wirst du schneller.

Was brauche ich wirklich?

  • Ich überlege was ich WIRKLICH brauche, um ins Arbeiten zu kommen und ein Ergebnis abzuliefern. Z.B. Arbeite ich gerade an einer großen Weihnachtsüberraschung, die am 09.12. für dich bereitsteht. Ja, dieses Projekt kostet mich sehr viel Zeit, weil ich es so perfekt wie möglich haben will. Dafür muss ich mich davon verabschieden, dass jetzt im Advent ich auch ein perfekt geschmücktes Weihnachtshaus, 10 Plätzchensorten und alle Geschenke wunderschön gebastelte Verpackungen haben. Perfektion funktioniert immer nur auf einer Ebene, bei allen anderen Dingen verabschiede ich mich von Perfektion. Um das Projekt zu meistern, überlasse ich das Schmücken meiner Familie, die Plätzchen werden gekauft und Verkäuferinnen können auch wunderschön einpacken. Ich delegiere die anderen Bereiche in meinem Leben, um mich auf das eine zu fokussieren.
  • Oder wenn ich eine Präsentation vor mir habe. Dann kann ich natürlich, alle Menschen, Teamleiter, Kollegen, Mitarbeiter befragen, kann mir Übergänge zwischen den Folien überlegen. Ich werde dann aber feststellen, am Tag X habe ich zwar eine Perfekte aber nur halbfertige Präsentation. Oder ich befrage nur einen Mitarbeiter, einen der mir die wichtigsten Informationen geben kann, erstelle eine simple, aber klare Präsentation ohne Schnörkel und habe vielleicht keine Perfekte aber dafür fertige und vorzeigbare Präsentation.

Du siehst Pareto frägt immer danach, wie erreiche ich mit minimalem Aufwand das Maximale Ergebnis.

Grenzen von Pareto

So und nun ich habe es ja am Anfang erwähnt, ich werde auch immer wieder mit den Grenzen von Pareto konfrontiert.

Der größte Fehler, den wir bei Pareto machen ist zusammenzuzählen. Also mit 20% Aufwand erreiche ich 100% Ergebnis.  80+20=100. Das ist falsch. Perfektion erreiche ich mit Pareto nicht. Und das muss ich mir bewusst machen. Pareto ist effektiv, lässt mich schneller werden. Aber ich erreiche keine 100%. Bei Aufgaben, bei denen es mir, aber wichtig ist das ich nahezu 100% erreiche, funktioniert Pareto nicht, denn hier brauche ich Zeit, um mich auf die Details zu konzentrieren. Und hier genau, ist die Größte Herausforderung für viele. Wer in allen Lebensbereichen 100% erreichen möchte, wird mit Pareto aber wahrscheinlich auch sonst im Leben scheitern. Denn in der Regel haben wir weder die Zeit noch das Budget, um Perfektion hin zu bekommen.

Pareto hilft dabei, wie bekomme ich das Maximale Ergebnis bei der zur Verfügung stehenden Zeit und den zur Verfügung stehenden Mitteln hin. Denn durch das Fokussieren auf das wesentliche und das weg lassen von Dingen, erreiche ich mehr, als wenn ich mich in Details verliere und dann entweder meine Zeit oder meine Ressourcen sprenge.

Pareto lädt ein dazu, sich ehrlich von Perfektion in den meisten Lebensweisen zu verabschieden, und so das mehr im Leben zu erreichen.

Fazit

Ich habe mich für Pareto entschieden, weil mein Leben voll ist von Dingen, die ich auch will. Das Einzige, wo bei mir Pareto nicht zieht ist in meinen Coachings. Hier möchte ich mich gerne mit meinen Coachees in Details verlieren und in die Tiefe gehen, denn hier geht es mir nicht um Effektivität, sondern um weitestgehend perfekte Lösungen. Damit ich in diesem Bereich, dafür genügend Zeit habe, bin ich in anderen Bereichen bereit mit 80% zufrieden zu sein.

Wenn du nun feststellst, o.k. mein Tag hat zu wenig Stunden für das was ich alles machen will, dann lass dir gerne helfen und vereinbare ein kostenloses Orientierungsgespräch mit mir. Klicke hier.

Oder du hörst noch mehr zu dem Thema in der passenden Episode, meines Podcasts.

32. – Pareto Prinzip oder 80/20 Methode

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